כיום אבחון ארגוני כשגרה יכול לעשות באופן עצמי על ידי מנהלים ועובדים או על ידי יועץ חיצוני. מה עדיף במיוחד עתה לארגונים? שתי גישות בסיסיות קיימות לבצע אבחון ארגוני, ולכל אחת מהן יתרונות ומגבלות בהן עוסק מאמר זה.
שתי גישות בסיסיות קיימות לבצע אבחון ארגוני:
אבחון ארגוני קלסי: נפוץ יותר בעבר על ידי יועצים ארגוניים המאתרים חזקות ונושאים לשיפור-חיזוק בארגון או יחידה בהתבסס על אחת מהגישות –מודלים של אבחון ארגוני. בסיום מגישים דו"ח למזמין מבחינת "ירצו יאכלו, לא ירצו לא יאכלו". אחוז המימוש נמוך מאוד.
אבחון ארגוני עצמי: לעיתים קרוי "מבדק עצמי", הנעשה על ידי עובדים ומנהלים בעצמם או בהנחיה של יועץ פנים ארגוני או חיצוני. אחוז המימוש גבוה.
יתרונות גישה אחת הן בדרך כלל מגבלות הגישה השנייה.
מהו אבחון ארגוני עצמי הנעשה על ידי עובדים ומנהלים
אבחון ארגוני עצמי הוא בחינה מקיפה ושיטתית של עובדי הארגון ומנהליו הבוחנת את מכלול פעילויותיו וביצועיו כדי לאתר באופן מוסכם את חזקותיו וחולשותיו.
האבחון יכול להתבצע על יד קבוצות עובדים מייצגות בדרגים שונים, קבוצות מנהלים או הנהלת הארגון, או כולם במקביל. הגישה שמצאתי כאפקטיבית היא הצלבת ממצאי המבדק שנעשה על ידי ההנהלה עם זה שנעשה על ידי העובדים. הפערים מצביעים על השוני בין בציונים שנותנת ההנהלה למרכיבי המצב הקיים לאלה של העובדים. פערים בתפיסות המצב שלעצמן חשובות לתהליך.
גישות מרכזיות לביצוע אבחון עצמי
ישנן 4 גישות עיקריות שונות לביצוע אבחון-מבדק עצמי:
1. גישת השאלון: הקבוצות המאבחנות ממלאות שאלון הכולל שאלות הנוגעות לכל מרכיבי הארגון. השאלון ממולא בהתחלה באופן פרטני ואחר כך נעשה תהליך קבוצתי להגיע לקונצנזוס בציון ובמלל. הקבוצה מגיעה לקונצנזוס לאחר דיון שמבוסס על רק על עובדות ונתונים. תהליך שיכול להסתיים ביום אחד.
2. גישת ההיגדים: מדובר בתהליך מוקפד יותר מבחינת תוקף ומהימנות, המבוסס על ראיות, עובדות ונתונים על הארגון במתכונת של היגדים שיש לתת להם ציון. ניתן להשלימו ביום אחד.
3. גישת הסדנה הדינמית: בה לומדים המשתתפים את הגישה לאבחון במתכונת של סדנה דינמית שבה לאחר דיון ודיאלוג מגיעים לממצאים, מסקנות ותובנות מוסכמות לנקודות החזק והחולשה של הארגון או היחידה. מחייב 2-3 ימים להשלמת התהליך.
4. גישת הדמית הפרס: גישה הלומדת ומתעדת לעומק עבר-הווה את הארגון לפרטיו על בסיס קריטריונים כמותיים ואיכותניים של אחד מהפרסים לאיכות ומצוינות. מדובר בתהליך ארוך המחייב איסוף נתוני עבר והווה על הארגון, תיעודם וניתוחם.
בסיום האבחון העצמי בכל אחת מ-4 השיטות הללו, מתבצע תיעדוף של הנושאים לשיפור שנבחרו שמתבסס על מספר תבחינים כגון: עוצמת ההשפעה לאורך ורוחב הארגון, קלות יישום השנוי וכדומה.
יתרונות אבחון עצמי
- האבחון העצמי נעשה על ידי ההנהלה, העובדים והמנהלים המכירים היטב את הארגון.
- מביא למעורבות עובדים ומנהלים בתהליך ומגביר שקיפות, אמון, מחויבות והסכמה על הממצאים מבוססי נתונים. מפחית התנגדות ליישום המלצות ושנויים .
- מאתר פערים לגישור בין תפיסות שונות של עובדים ,מנהלים והנהלה לגבי המצב הקיים החשובים להובלת השנויים.
- מקנה שפה ניהולית ומסגרת מושגית משותפת ואחידה החשובים לקדם התערבות ארגונית עתידית.
- לתהליך תוצרי לוואי חשובים כמו: התלהבות, מתן אפשרות להשפיע, להיות מעורב, לקדם עבודת צוות, לזהות טאלנטים וחיזוק הדימוי העצמי.
-מאפשר רכישת ידע והבנה ניהולית תוך כדי האבחון. כולל הכרה מעמיקה יותר של הארגון ועבודתם של אחרים.
- תהליך קצר מהיר וזול כספית באופן משמעותי: יכול להיעשות תוך פגישה בת יום או במהלך מספר מפגשים קצרים שאינם מתישים כמו האבחון הקלסי של יועץ חיצוני שמתיש את הארגון ומשולם לו כדי ללמוד על הארגון (4).
- האבחון אינו מושפע מארגז הכלים, היכולות והתפיסות המוטות של היועץ הארגוני.
- מאפשר אבחון ברמת המאקרו והמיקרו.
- מאפשר לחשוף הצלחות וכישלונות ללמידה הדדית, למתן הוקרה על הצלחות והישגים, לצד כישלונות באווירה תומכת.
יתרונות היועץ הארגוני החיצוני
- מביא עמו ידע וניסיון רחב מארגונים אחרים.
- פחות מעורב רגשית ולכן רואה את הדברים בצורה אובייקטיבית.
סיכום
אני ממליץ בחום, במיוחד בתקופה הנוכחית, להרחיב את השימוש באבחון עצמי בסיוע יועץ ארגוני חיצוני או פנימי. האבחון העצמי הוא לדעתי יעיל, אפקטיבי, רלוונטי, מהיר וזול, ובכוחו להביא לממצאים והמלצות שקל יותר ליישם עם פחות התנגדויות בהשוואה לייעוץ הארגוני הקלסי הנעשה על ידי יועץ חיצוני.
מקורות
יעקב ויטנברג, המסע שלי לאיכות ומצוינות ארגונית 1984-2020. פאי, דצמבר 2020
יעקב ויטנברג, פתוח ארגוני מהיר "קצר מועד", האם הכרחי אפשרי, וכיצד יש לממשו, פאי, ינואר 2021
יעקב ויטנברג, איכות אוטוסטרדה מהירה במסע למצוינות, פאי אוקטובר 2021
יעקב ויטנברג, הפינות האפלות בייעוץ הארגוני, פאי, ינואר 2021
Comments