top of page

הבאת המציאות לצוותים וירטואליים / מרוחקים - יעל צופי




במפגש למידה שהתקיים ב- 8.1.2020 אירחנו את הגב' יעל צופי, בעלים של חברת AIM strategies מומחית בינלאומית בהכשרה של צוותים וירטואליים, ומחברת מספר ספרים בנושא.

במפגש המרתק נחשפנו לעקרונות עבודה ולכלים המאפשרים את בנייתם של צוותים וירטואליים אפקטיביים. 


מביאה לכם כאן סיכום של מסרים מרכזיים שעלו מתוך ההרצאה והמתודולוגיה שהוצגה על ידה.



מהם צוותים וירטואליים?

צוותים וירטואליים הם צוותים הפועלים סימולטנית ממקומות/ אזורי זמן שונים, ומקדמים את המשימה המשותפת תוך שימוש בטכנולוגיה.

לעיתים מדובר באנשים שלא מכירים זה את זה.

ולכן גם אם יש כלים טכנולוגיים לקיום התקשורת, רבים מהצוותים הוירטואליים מתמודדים עם תחושה של קושי בתפקוד וחוסר מחוברות .

צוותים וירטואליים מתמודדים עם שני אתגרים מרכזיים : אתגר עסקי - שמשמעו עמידה במשימה וביעדים ואתגר ההתפתחותי - שמשמעו בנייה של מערכת יחסים. הניסיון מצביע על כך כי עמידה באתגר ההתפתחותי היא תנאי הכרחי להשגת האתגר עסקי.

מחקר שקיימה יעל צופי בקרב 180 מנהלים המנהלים צוותים וירטואליים מגוונים, מצא כי צוותים וירטואליים שהשיגו ביצועים גבוהים היו צוותים שהצליחו ליצור מערכות יחסים ברורות ומקדמות, שגישרו על המרחק הפיזי או התרבותי בין בעלי התפקידים והניחו בסיס לקיומה של מערכת יחסים קרובה ואישית . 

ממצא זה משליך על משמעות תפקיד מנהל הצוות הווירטואלי והאופן בו הוא תופס את תפקידו . צוותים בעלי ביצועים גבוהים נוהלו על ידי מנהלים שראו את עצמם, בין היתר כמנהלי שינוי ,ופעלו להטמעתה של תקשורת ברורה, קרובה ומקדמת .

 

שלבים בהתפתחות צוותים וירטואליים 

המאפיינים הייחודים של הצוותים הווירטואליים (נדרשים להציג ביצועים גבוהים במהירות , משוייכים לעיתים לכמה צוותים / מנהלים במקביל ופועלים במרחב שבו הם לא חולקים יום יום משותף)   מאתגרים את המודלים הקיימים של שלבים בהתפתחות קבוצה (כגון המודל של הקמן)

 צופי מציגה מודל התפתחות חדש , קצר וממוקד בן 3 שלבים:


1. שלב ה -set up – הגדרה של מטרות , נורמות ויעדים 

2. שלב ה – follow through – בנייה של כלים שיאפשרו לצוות לבצע את העבודה 

3. שלב ה -refresh  - עדכון והתאמה של הנ"ל בעקבות שינויים (בצוות, בתהליך, במשימה וכדו)

 

4 העוגנים לבניית מרחב מערכות היחסים של צוותים ווירטואליים: 

או במילים אחרות – מה יאפשר לצוות וירטואלי להפוך להיות צוות וירטואלי המציג ביצועים גבוהים?

  1. הגדרה ברורה ותיאום ציפיות באשר לתוכן התקשורת –  40-45%

  • המדיום  – בחירת הטכנולוגיה המתאימה לנו ביותר (הבנה של הצרכים , יכולות ומגבלות של משאבים ויכולות שימוש של חברי הצוות )  

  • האוירה – היכרות קרובה של חברי הצוות עם מאפייני האווירה בה פועלים חבריהם הממוקמים במקומות אחרים (איך המשרד נראה, מה מטריד אותם, רמת הפניות שלהם וכו') 

  • היחסים  - הגדרה של נורמות תקשורת  

  1. אמון ואחריותיות  21-26%

  • כנות – היכולת של חברי הצוות לשתף בשקיפות ובזמן אמת מה באמת קורה, מה עובד, מה לא וכו'

  • הערכת יכולות  – הבנה של מטרות העבודה המשותפת שלנו והיכרות עם היכולות שכל אחד מאיתנו "מביא" למשימה

  • מחוייבות – עד כמה אני יכול לסמוך עליך שאם אתה אומר שתעשה משהו הוא אכן יעשה...

  • ייצוגיות – עד כמה אני יכול לסמוך עליך שתייצג אותי נאמנה גם כשאני לא נמצא....

  1. גישור ופתרון קונפליקטים  -  18-22%סוגי קונפליקטים :

  •  ביצועים – מה הציפיות שלי לביצוע , אם יש לי שני בוסים וכל אחד מהם מצפה אחרת , מה מצופה ממני לעשות ? כשלא מדברים על זה בהתחלה זה מוביל לקונפליקט 

  •  זהות  - לאיפה אני שייך. אני שייך לצוות שלך אבל יש לי מנהל מקומי. 

  •  נתונים –  יש לפעמים יותר מידי מידע ואינפורמציה. מה הדבר המרכזי להתמקד בו . איך אנו מאפשרים לעצמנו להשתמש בנתונים נכון. 

  • חברתי  - מה פותר בעיות של ניתוק, מה יוצר קרבה , האם אני מחבב את האנשים שאני עובד איתם? האם אני מכבד אותם מסוגל לעבוד איתם.

  1.  מנהיגות שמביאה תוצאות  - 15-16%

  • יישור קו – הגדרות ברורות לגבי הדרך בה אנו נמדדים (על תוצאות לא על משך זמן ההשקעה) , דרך העברת המידע וכו'  

  • לעקוב אחר הביצוע  - להגדיר מכניזם שעוזר לנו לוודא שאנחנו על מסלול 

  • תדירות  - לקיים נקודות בקרה ובדיקה שמאפשרים לנו להבין שאנו מתקדמים בדרך הנכונה למקום הנכון

כמה טיפים לקיום של פגישות וירטואליות אפקטיביות

  1. להקדיש זמן ומשאבים לבניית הקשר האישי

  2. להתחיל את הפגישה עם 5 דקות של דיבור חופשי  

  3. להחליף מתכונים 

  4.  לאכול תוך כדי פגישה

  5. לשלוח מתנות לחברי הצוות המרוחק עם דברים שמאפייינים את המקום ממנו אנו  מגיעים 

  6. להקפיד לשמוע גם את החברה השקטים 

  7. להדגיש את הדברים הדומים והמשותפים

  8. לנסות להבין מה אנו יכולים להרוויח מהשונות 

  9. להשתדל לקיים אחת לתקופה גם מפגשים פיזיים

  10. לנסות לבנות קבוצות בנות 6-8 אנשים. במידה וצוות גדול יותר כדאי לשקול לחלק את הקבוצה לקבוצות משנה (הפועלות לקידום חלקי משימה) ולצוות לעבודה המשותפת אנשים שלא כל כך מכירים זה את זה.

  11. לשים על השולחן שאלה – מה זה אומר ביצוע גבוה בשבילנו ? ומה אנו צריכים לעשות כדי להצליח

 

8 המאפיינים של צוותים וירטואליים בעלי ביצועים גבוהים :

  1. חשיבה גלובלית

  2. משימה ויעוד משותף

  3. רמה גבוהה של אמון ואותנטיות 

  4. תקשורת משמעותית 

  5. בהירות באשר לדרך העברת המידע

  6. מכניזם לניהול אי הבנות 

  7. בהירות לגבי תהליכי העבודה האפקטיביים 

  8. גישה חיובית


לצפייה במצגת שהוצגה במפגש ומכתב אישי מיעל צופי

Bringing Reality to Virtual Teams-Yael Zofi






רוצים לקרוא עוד על צוותים וירטואליים? 

יעל צופי פירסמה ספר אשר מסכם 180 ראיונות עם מנהלים וצוותים וירטואליים ונותן כלים טובים יותר למנהלים לנהל צוותים וירטואליים. 







 








והנה כמה תמונות מהמפגש:















Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet
Add a rating
bottom of page