וובינרים, הדרכות ולמידה, איך עוברים לסביבה וירטואלית? - ד"ר אורה סתר ודודי הררי

הקורונה עצרה כמעט תוך יום את כל הלמידה, ההכשרה והמפגשים פנים אל פנים בעולם העבודה והחינוך, והיא גורמת לנו לעבור בבת אחת לעולם הוירטואלי.

הטכנולוגיה מאפשרת לנו בימים אלו להמשיך ולקיים תקשורת ומפגשים בתחומים שונים-  סמינרים, ישיבות עבודה, פגישות אישיות כמו גם מפגשי לימוד בלי שניצטרך להיות תלויים במפגש הפיזי. אבל עבור חלק מאיתנו המעבר הזה אינו פשוט. 

מטרת המסמך הזה היא לסמן עקרונות מעשיים להנחיית מפגש למידה וירטואלי. זהו מסמך מתגלגל, שימשיך להתעדכן בעזרתכם, הקוראים. 

מה מאפשר לנו המפגש הוירטואלי?

הפחתת עלויות המפגש, חיסכון בזמן נסיעה וחניה, זמינות וידידותיות  לסביבה.

מצד שני,  התקשורת שמתווכת באמצעות  טכנולוגיה אינה  טבעית לנו. הקשר האישי, המשוב, ותחושת ההתקשרות  הרבה יותר חזקים ואפקטיביים במפגש פנים אל פנים: 

התקשורת הפיזית, בעיקר הלא מילולית,  יותר עשירה  ברמזים וסממנים ולכן הפוטנציאל "לחיבור" אישי, ל"כימיה",  הרבה יותר גבוהה במפגש אישי.  

קיימות מגוון טכנולוגיות לקיום מפגשים וירטואלים 

זום, Hangouts Meet של גוגל, WEBEX , TEAMS ועוד..

הן שונות האחת מהשניה במאפיינים אבל באופן כללי השימוש הוא דומה. 

לא משנה באיזו מערכת נבחר כדי לקיים את המפגש שלנו,  בואו נבין מהם ההבדלים בין מפגש פיזי למפגש וירטואלי, כך שנוכל להתכונן למפגש הוירטואלי באופן אפקטיבי יותר.

מה ההבדל בין פגישה פיזית לוירטואלית?

יצירת חיבור בין המשתתפים

הקשר האישי, הכל כך טבעי במפגש פנים אל פנים, הופך לנדיר יותר ופחות טבעי במפגש וירטואלי

יצירת קשר עין 

אחד המאפיינים הבסיסיים ביותר בעת מפגש פיזי לא תמיד מתאפשר. אם העין היא "הראי של הנשמה", קשה להציץ לנשמה של האחר דרך המסך.

קושי בקבלת משוב 

בעת מפגש פיזי, הרבה מהמידע בין המשתתפים עובר בערוצים לא מילוליים, הבעות פנים, שפת גוף ומסרים לא מילוליים, כל אלו הופכים להיות פחות זמינים

הסחות דעת ואבדן קשב

הזירה שבה מתקיים המפגש הוירטואלי היא מסך של הסמארטפון או של מחשב ובכל מקרה גודל המרחב שבו מתקיימת ההתרחשות הוא מסך די קטן, המשתתפים חשופים לכל הסחות הדעת שנמצאות בסביבתם וזה מוביל לכך שאובדן קשב יכול להתרחש בקלות. 

הטכנולוגיה משנה את האופן שבו אנחנו "עוברים" 

לרובנו קשה לראות את עצמנו ולשמוע את עצמנו דרך מצלמה ומיקרופון. אבל מצלמת וובקאם, מיקרופון של המחשב, עוד פחות מחמיאים לאופן שבו אנחנו נראים או נשמעים. 

עזיבת המפגש

עזיבת מפגש במהלכו הרבה יותר "קלה" במפגש וירטואלי,  בעיקר כזה מרובה משתתפים.  תחושת חוסר הנעימות כשאתה יוצא מהחדר כמעט אינה קיימת במישור הווירטואלי.

למה אנשים ישארו במפגש כזה?

או - אם הם חייבים להשתתף 

או  - אם המפגש מעניין אותם 

מובן שהסיבה השניה היא הדרך הרצויה, ואותה ננסה להשיג.  

אז מה כדאי לעשות כדי להפוך את המפגש לאפקטיבי ומעניין?

לפני המפגש

למדו והכירו את המערכת שבה תשתמשו, למשל זום - גשו - למדריך על ZOOM. נסו כמה פעמים להשתמש בה. חפשו חברים שעליהם תוכלו להתאמן . הכירו את הפונקציות השונות שיכולות לעזור לכם: השתקה של כל המשתתפים, שימוש בשיתוף מסך, שימוש אפקטיבי בצ'ט והעברת קבצים. יכולת לקבל תגובה על שאלות שאתם שואלים. 

 חישבו על המשתתפים, מיהם, למה הם מצטרפים למפגש, מה הם מצפים להשיג ממנו?  זאת שאלה שתמיד נשאל במצבי למידה, אבל היא הרבה יותר רלוונטית כאשר קלות העזיבה גבוהה. 

האם יש להם הכרות עם המערכת שאתם משתמשים בה? אם לא - בואו נקדיש זמן, לפני או בתחילת המפגש, "לידד" אותם עם המערכת: איך להיכנס, איך להתנהג (אתיקה בסיסית כשיש מספר גדול של משתתפים - השתקה כאשר אינך מדבר). 

שלחו הזמנה מפורטת ליצירת ציפיות נכונות . לפעמים נכון לשלוח את ההזמנה במדיומים שונים - הזמנה ללוח השנה במייל,  פרסום בפייסבוק, קישור למפגש בווטסאפ, או סמס (לא בכולם ביחד, כמובן). 

תזמון המפגש לשעת התחלה וסיום ברורים. 

הכנה מוקדמת של מהלך המפגש היא חשובה, המדיום הטכנולוגי פחות סלחן לאילתורים ולתקיעות, הכינו רשימה עם הרצף הרצוי, אל תרתעו מלעשות את זה גם אם יש לכם נסיון רב במפגשים פיזיים.

הכנה מראש של התכנים שיעשה בהם שימוש: בין אם מדובר על מצגת, או על מאמר, או דף אינטרנט - הכל צריך להיות מוכן מראש כך שיהיו זמינים באופן מיידי וקל לשיתוף במהלך המפגש. לפעמים אפשר לשלוח אותם מראש או תוך כדי המפגש. 

הכנה של שאלות/הפעלות לפי שלבי המפגש: מפגש וירטואלי אינו יכול להיות הרצאה: צריכה להיות בו תנועה והפעלה של המשתתפים. איך תעשו זאת?

ארגנו את המערכת, את החדר ממנו אתם משדרים ואתכם עצמכם. בדקו שהמצלמה והמיקרופון עובדים. שבו בנוח. עבדו מהמחשב ולא מהטלפון הסלולרי. דאגו שהמצלמה תתפוס אתכם מלמעלה ולא מלמטה (זה ממש לא מחמיא…) והתאורה מאירה היטב את הפנים שלכם. שימו לב לחלק הנראה של הלבוש שלכם, בידקו שהרקע מאחוריכם בחדר מתאים לסיטואציה  והאם יש לכם מרחב שקט נטול הפרעות בזמן השיח. ניתן גם להציג רקע וירטואלי במקרה והרקע לא מתאים .  

עוזרים - לפעמים טוב שיש אנשים נוספים שעוזרים במהלך המפגש. למשל: אם רוצים להקליט, עדיף שמישהו אחר יקליט בתצוגה של speaker view ואתם תהיו ב- gallery view  כדי לראות את כל המשתתפים. לפעמים העוזרים יכולים לשתף את המצגת בזמן השיעור ולכתוב עליה הערות , בזמן שאתם פנויים לשיח. אם אינכם בקיאים במערכת, כדאי שמישהו שכן בקיא יהיה נגיש לעזרה למשתתפים בכל מיני בעיות טכניות שעולות, זה יקל עליכם להתמקד בתוכן ובקשר עם המשתתפים. 

שאלת סקר - בגירסאות  מתקדמות של חלק מהמערכות קיימת אפשרות לייצר שאלות סקר, המטרה של שאלת הסקר היא לקבל תחושה של המשתתפים ומה עמדתם בנושאים מסוימים. שאלת הסקר מפעילה את המשתמשים, מחברת אותם לנושא ומספקת משוב. אפשר להכין שאלות סקר למפגש, והקדישו זמן קצר למענה על הסקר וניתוח שלו יחד עם המשתתפים  והתאימו את ההמשך בהתאם. 

התחלת המפגש

דאגו  להיכנס ל"חדר" כחמש דקות לפני ההתחלה המתוכננת, כך שתוכלו לקבל את פני המקדימים. בחלק מהמערכות יש אפשרות להשאיר אנשים ב"חדר המתנה" עד ההתחלה, אבל אולי יהיה נעים יותר אם יוכלו להיכנס ולהחליף כמה מילים לא פורמליות לפני ההתחלה. 

התחלה בדיוק בשעה המתוכננת - גם אם לא כל מי שהודיע שיצטרף למפגש כבר נכנס ל"חדר". אנחנו הרבה פחות סובלניים להמתנה כאשר אנחנו יושבים מול מסך, הזמן נמתח הרבה יותר מאשר במפגש פנים אל פנים. 

תיאום ציפיות-התחילו בהסבר על מבנה המפגש והאופן שבו הוא יתנהל , וכן של חוקי המשחק (למשל - מתי אפשר לדבר, איך לשאול שאלות, החשכת מסך וכו'). 

אתיקה- קבלו את הסכמת המשתתפים להקליט או לשדר את המפגש.

מהלך המפגש

יצירת "חיבור" (engagement/bonding) -  האתגר הגדול ביותר בפגישה וירטואלית,  הוא יצירת הקשר הבינאישי.  איך יוצרים את זה כאשר כל אחד יושב במקום אחר, והרבה אנשים אינם בהכרח מכירים אחד את השני? או אותך? הנה כמה טיפים:

אם המערכת מאפשרת את זה, המליצו  לאנשים להיות במצב של speaker view אבל את המסך שלכם שימו על Gallery view כך שתוכלו לראות את פניהם של כל המשתתפים (גם אם חלק מהם יחשיכו את המסך שלהם). 

מידי פעם, בצעו פניות אישיות למשתתפים. 

דברו  בגובה העיניים. אל תרצו - דברו. שתפו. היו אישיים ואנושיים גם אם הנושא הוא "הרצאתי". ספרו סיפורים, שאלו שאלות - אמיתיות או רטוריות, אבל כאלה שמעוררות מחשבה. היו כנים, חייכו מתי שאפשר. שמרו על קשר עין עם המצלמה ולא רק עם המסך… הם לא נמצאים באותו מקום.

זרימה רציפה - שמרו על זרימה רציפה ושמרו על עניין- רצף הנושאים, שטף הדיבור, וזרימת המפגש ישמרו את העניין ואת הקשב של המשתתפים.  

אינטראקטיביות- הכלי האפקטיבי ביותר כדי להשאיר את המשתתפים מעורבים הוא להפעיל אותם. ההפעלה יכולה להיות בכל דרך שתייצר מעורבות ואקטיביות במהלך המפגש. דוגמאות: שאלות, בקשה לעשות תרגילים כאלה ואחרים ולהדגים אותם. אפשר לבקש  שיציגו את עצמם אם זו קבוצה לא מוכרת. אפשר לבקש מהם להגיב באמצעות כלים שקיימים במערכת - לדוגמא - סקר. מומלץ מאוד להכין מראש שתי שאלות סקר לשימוש במהלך ההרצאה ולהפעלת המשתמשים

דברו אל המשתתפים הקושי במשוב המיידי, העדר האפשרות ליצירת קשר עין, גורמים לכם  לעבוד יותר קשה כדי "לחוש" את את המשתתפים. אבל הקשר הזה הוא  מה שיעשה את ההבדל. שמרו על קשב, בדקו מידי פעם האם הם בתוך הנושא, אם הם מתעניינים, האם הכל ברור והם מעורבים. 

סיום

השאירו זמן לסיכום ושאלות

הציגו שקף עם פרטים על האופן שבו אפשר לקבל את החומרים שהוצגו או ליצור קשר. אם במערכת אפשר להעביר חומרים תוך כדי המפגש - עשו זאת .

רצוי לאפשר לאנשים שנרשמו ולא הגיעו לקבל את ההקלטה של המפגש לאחר המפגש ובנוסף לשתף את המפגש בפלטפורמה דיגיטלית (כגון הפלטפורמה של חברת igloo עליה בנוי האתר של קהילת פאי) אנשים יכולים להגיב, ולצפות שוב במפגש.

לאחר הסיום

שילחו מייל תודה על ההשתתפות ובקשו פידבק - תוכלו ללמוד הרבה מהמשוב ולהשתפר למפגשים הבאים

שתפו בחומרים שהעלתם- אם לא עשיתם את זה תוך כדי המפגש. אל תתמהמהו, המשתתפים מצפים לזה

העלו לאתר הקלטה של המפגש - אם ביקשתם וקיבלתם הסכמה. (יש מערכות ששומרות את ההקלטות על הענן שלהן. אחרות דורשות להוריד את ההקלטה למחשב שלכם. אפשר אז להעלות ליו-טיוב עם הגדרות פרטיות כך שלא כל אחד יוכל לראות את המפגש (אלא אם אתם מעוניינים בכך) והמשתתפים מודעים לכך.

והמשיכו להשתפר …עם התרגול המיומנות משתפרת