עקרון פארטו כמצפן להתמקדות בתוצאות הארגון - יעקב ויטנברג

עקרון פארטו משנה את עולם הניהול והוא בעל ערך להשגת תוצאות. הערך המרכזי שלו: אל תנסה לעשות רק יותר, אלא תנסה לעשות יותר מהדברים המועילים. במאמר זה אציג את עקרון פרטו ואת התרומה המשמעותית שלו לתחום הניהול והייעוץ הארגוני.

מבוא

"בשביל אלוקים העולם הוא משחק בקוביות, אך אלה קוביות טעונות". המטרה העיקרית היא לגלות באילו כללים טען אלוהים את הקוביות וכיצד אנחנו יכולים להשתמש בהן להשגת יעדנו״.  גוזף פורר.

במהלך חיי כיועץ ארגוני עבדתי עם עשרות מודלים, גישות וכלים. הכרתי חוקי ניהול כגון העיקרון הפיטרי, חוק מרפי, חוק פרקינסון, חוק שאטליה, או מודלים כמו מטריצת אייזנהאור, ניתוחSWOT , מודל עבודה בקיט מלא ועוד. לעיתים אלו הם חוקים ממש ולעתים "כללי אצבע" מהירים המאפשרים לנתח ולהסתכל על תופעות בארגון ומחוצה לו במבט שונה אך בעל ערך מוסף משמעותי. מה ששבה את ליבי במיוחד היה עקרון פארטו (20\80) בשל היותו כל כך פשוט ותרומתו כה מדהימה. רבים המנהלים ואחרים המכירים את עקרון פארטו אך לא תמיד את עומקו והאפשרויות הרבות הגלומות בו לניהול יום יומי ולאפקטיביות מנהלים, עובדים והארגון בכללותו. מדובר בכלי ניהולי ייחודי המסייע בקבלת החלטות ועוזר להבדיל בין עיקר לטפל. עקרון פארטו משמש בכל תחומי החיים לצורך שיפור היעילות והאפקטיביות, והוא מכוון במה להשקיע יותר זמן ואנרגיה והיכן פחות. זאת ועוד, עקרון פארטו מהווה מדריך לשימוש יעיל במשאבים במיוחד מצומצמים ובחינה מחודשת של השימוש בהם. היות שכך, לדעתי עקרון פארטו הוא אבן הפינה לחיים המבוססים על השגת תוצאות.

גאוניותו של עקרון פארטו בהיותו מנוגד להגיון הפשוט ולהתמקדות של מנהלים ועובדים בתשומות במקום בתוצאות. במקום להסתכל על 1001 מטלות שיש לבצע מידי שבוע, אנו מונחים להתבונן בתוצאות, ומי מתוך כל כך הרבה מטלות תורם משמעותית לתוצאות.

בכל יום אנחנו מתמודדים עם אתגרים שונים כאשר המשאבים מוגבלים. לרוב, המחסור בזמן אשם  שלא הספקנו, אך הסיבה האמתית היא שלא ידענו איך לנצלו טוב יותר. חוק פארטו מלמד אותנו להפיק את המרב מכל דבר שנעשה על ידי שנתרכז במה שחשוב באמת. הגיע הזמן שמנהלים יפסיקו לבזבז זמן על ביורוקרטיה ויתחילו לעבוד על הדברים החשובים באמת ובמיוחד השרים שלנו במשבר הרפורמה.

חוק פארטו או בשמו האחר עקרון 80/20 הקרוי על שמו של כלכלן איטלקי וילפורד פארטו (1848-1932) שביצע ניתוח מהיר ומצא את החלוקה הבאה לגבי גביית מס

קבוצה A: 20% מהאוכלוסייה תורמת 80% של המס

קבוצה B: 30% מהאוכלוסייה תורמת 10% של המס 

קבוצה C: 50% מהאוכלוסייה תורמת 10% של המס

מכאן הסיק פארטו שצריך להתרכז ולהעביר את עיקר המאמץ והמשאבים מקבוצות B ו- C לקבוצהA , שכן כך נשיג תוצאות טובות יותר. מכאן הסיק בין היתר כי 80% מהעושר שייך ל-20% מהאוכלוסייה.

מהו חוק פארטו?

על פי עקרון חוק פארטו, מספר קטן ממכלול הגורמים אחראי לרוב התוצאות. המטרה לזהות את 20% מהגורמים בכל תחום שהשפעתם היא המכרעת על התוצאות. יש לטפל קודם בהם מכיוון שהשפעתם על  תוצאות הארגון הם המשמעותיים ביותר. כלומר יש לזהות את המנופים המעטים שבמאמץ קטן בהם ניתן לחולל נפלאות. שימוש יעיל ונכון בחוק חוסך זמן ומשאבים להשגת תוצאות. החוק קובע שהיחס בין הסיבות לתוצאה הוא אי-שוויוני, ואי השוויון קיים בכל התחומים.

קיים אי איזון מובנה בטבע ובכל תחומי חיינו. מנהלים ועובדים חשים שהם כורעים תחת הנטל, חסרי שליטה וחסרי כוח להשפיע בארגוניהם. העיקרון מסייע להם להיות יותר אפקטיביים ביחס בין מאפשרים לתוצאות, בין תשומה לתפוקה - אם נגדיל תשומות לא בהכרח יגדלו התפוקות אך עלינו לבחור באלה המגדילות.

התשומות הקטנות שמניבות תוצאות גדולות מוסוות על ידי מסה של תשומות שנותנות תוצאות טובות מעטות ולעיתים אף גרועות.

המעטים המכריעים או הרבים השוליים מחזיקים את סוד השיפור. מדובר עצות רבות המנוגדות לאינטואיציה. לכן מוטב להפוך את הדברים שבהם אתם חזקים למעולים יותר, ולא דורשים מעצמכם להגיע למומחיות בכולן.

בספרו רב המכר של דיוויד ברוקס, 'החיה החברתית', מבהיר המחבר שהמשותף לאנשים שהגיעו לפסגה הוא הכישרון לפשט כל נושא מורכב ולהגדיר את עיקרו במונחים פשוטים. להתמקד בליבה האמתית, הייחודית והעוצמתית של מה שעושים. לדוגמה, מנהלי בתי ספר מנהלים אוהבים מורכבות, שמירה על כל האפשרויות זמינות, ולקיחת פרויקטים נוספים לעתים מבלי לערוך בדיקה מוקדמת של כל פרויקט שמוצע להם חינם. הם מאמצים לעיתים עשרות כאלה הגוזלים מהם אנרגיה, זמן ומשאבים רבים. אלה משבשים לעיתים את הלימוד הבסיסי מבלי שיתבטאו בתוצאות והישגים טובים. לעומתם בתי ספר הבוחנים בקפידה כל פרויקט המוצע להם ובוחרים את המעטים המשמעותיים והרלוונטיים תחת הערכה מעצבת ומסכמת מביאים להישגיהם הגבוהים.

דוגמאות לעקרון פארטו 80/20

20% מסוגי התקלות אחראיות ל-80% מהנזק בגינם. המסקנה היא שצריך לרכז את המאמץ והמשאבים לטפל קודם כל בהם.

20% מהלקוחות תורמים ל-80% ממחזור המכירות. המסקנה לפיכך היא להשקיע באותם מעט לקוחות גדולים המביאים את מירב ההכנסות. 

20% מהבגדים שלמו משרתים אותנו 80% מהזמן. כלומר יש בארון המצוי בגדים שהשימוש בהם אפסי. יתכן שהמסקנה היא שראוי למסור אותם או לזרוק אותם מסרו אותם כדי שיתפנה מקום לבגדים חדשים.

50% מאתרי האינטרנט שולטים ב-95% מהתעבורה ברשת. המסקנה היא שכדאי לרכז מאמצי פרסום ושיווק של שירותים ומוצרים באתרים הללו. 

10% מהעובדים גורמים ל-90% מההיעדרויות. המסקנה היא שיש לטפל בהם בעדיפות בצורה פרטנית כולל התרעות והענשה בצורות שונות.

20% מהעובדים מפיקים 80% של התפוקות. המסקנה מכך, שיש להתמקד בהערכה, פרגון ותגמול עובדים אלו יותר מההיתר. 

20% מהכבישים – הכבישים האדומים גובים את 80% מהנפגעים. המסקנה היא שהכבישים הללו צריכים להיות הראשונים לשיפור התחזוקתם ולאכיפה מוגברת של המשטרה.

80% ממה שאנחנו משיגים בעבודה מושג ב-20% של הזמן המושקע. המסקנה היא כי אלה השעות הטובות שלנו לעבודה מבחינת תרומתן ואלה השעות שראוי שנשקיע בשל התוצאות הטובות יותר שהן מפיקות.

דוגמאות אלו ממחישות שני היבטים משמעותיים. האחד, ברור שהעולם הוא אורגניזם מתפתח שבו השלם גדול מסכום חלקיו והיחסים בין החלקים אינם קוויים. לכן, תמיד יש כוחות בעלי השפעה רבה יותר ממה שניתן לצפות מהם נוכח גודלם.

שנית, בראייה ארגונית, מדוע להמשיך לטפח את 80% מהשירותים או מהמוצרים שמניבים רק 20%  מהרווחים או התוצאות או התפוקות? יש לצמצם את הרוב המכריע של משאבים עם יעילות מוגבלת הפוגעת במשאבים החזקים בארגון. 

אילו המלצות אפשר לדלות מעקרון פרטו לטובת הפרט והארגון?

• שקלו לעתים לחפש דווקא את קיצור הדרך, וותרו על האפשרת ללכת לכל אורכה.

• הפיקו את המירב מתקופות טובות.

• הירגעו, עבדו פחות והתמקדו במספר קטן של יעדים חשובים ביותר.

• השקיעו יותר היכן שאתם מצטיינים במיוחד.

• האצילו סמכויות או השתמשו במיקור חוץ בנושאים שאינך טוב בהם.

• הימנע מלדחות משימות שנוח לך לדחות מעליך אך אתה יודע שהן מהותיות.

• אל תשתמש במשאבים שמניבים תוצאות גרועות. השתמש באלו שמניבים תוצאות מעולות

מדוע עקרון פרטו תורם באופן משמעותי להבנת תפקודם של הפרט והארגון? 

• מאפשר להבחין בין מספר הבעיות המעטות אך הקריטיות להצלחה ארגונית. להבין היכן יש למקד את המאמץ. זיהוי פעולות ספורות שבהן יש להתמקד כי הן יובילו לתוצאות המיוחדות.

• מנפץ את התפיסה הנפוצה, שיש להתייחס לכל הלקוחות בצורה דומה, שלכל העובדים יהיה ערך דומה, שלכל יום בשנה חשיבות דומה, שכל פניה טלפונית תקבל את אותה ההתייחסות, שלכל הזדמנות ערך שווה. 

• מנפץ את התפיסה ש-50% מהסיבות או התשומות יניבו 50% מהתוצאות. במקום, 20% ולעיתים אף פחות מכך, מביאים את ה-80%  או יותר. 

• שימו לב, כי לא מדובר לא על אחוזים מדויקים, אלא הכוונה היא לפרופורציות, לכן אפשר לגזור מעקרון זה מצבים בהם העקרון יפעיל במתווה של 10\90, 30\70 ואף 65/35. אנו מצפים שכל האירועים והגורמים יהיו בעלי חשיבות דומה. שוויוניות או מודולריות אינם ערך ניהולי ואינם תורמים בהכרח לאפקטיביות. 

• אנשים וארגונים משגשגים בזכות מעט מהכוחות החזקים הפועלים בעולמם ויודעים לנצלם  לטובתם.

• בבתי ספר שיטות הוראה מסוימות תורמות הרבה יותר מאחרות אך הן לא הופכות למרכזיות. ישנם מספר מנופים קטן שמביא לתוצאות בחינוך, לכן ראוי להתמקד מה באמת משפיע על הישגי תלמידים.  

• חשוב לנייד משאבים מחדש ממקום שבהם הם לא יעילים למקומות שהם יעילים. לכל משאב יש את הזירה המתאימה לו, שם הוא יכול להיות אפקטיבי פי עשרה ואף פי מאה יותר מאשר בכל תחום אחר.

שתי דוגמאות להדגמת השימוש בעקרון פארטו 

האחת, באחת המכללות להן ייעצתי הייתה נשירה של 250 תלמידים מידי שנה במעבר בין שנה א לשנה ב. עבור כל תלמיד שלא מסיים את לימודיו מפסידה כל שנה המכללה כ-100 אלף שקל מהמועצה להשכלה גבהה. כלומר, המכללה הפסידה מידי שנה כ-25 מיליון ₪. מחד, חשוב לשמור על הדימוי כמכללה איכותית שבה יש לעמוד בסטנדרטים לימודיים גבוהים ומאידך חבל לאבד סכום כה גדול מידי שנה. כחלק מבדיקה לשיפור הבעיה ביקשתי לדעת את הסיבות לנשירה. קיבלתי רשימה של כ-15 סיבות שצוינו על ידי הסטודנטים הנושרים בטופס העזיבה, אך היה ברור לי שזה לא בהכרח מידע אמין ומלא. ביצעתי סקר לגבי הנושרים ב-5 השנים האחרונות וכפי שציפיתי פעל עיקרון פארטו גם כאן: שתי סיבות שהסבירו את 80% מהנשירה.

הנהלת המכללה הכירו את 15 הסיבות אך לא את חשיבותם היחסית האמתית בעיני הנושרים. הדרך בה ההנהלה טיפלה בבעיה היה לאורך שנים, לחלק בצורה דומה את המאמץ והמשאבים באופן שיוויוני על פני כל 15 הסיבות כדי לצמצם נשירה. כשל עם קבלת הממצאים הושקע הסכום השנתי לצמצום הנשירה רק ב-2 הסיבות העיקריות –מעט הסיבות שמשפיעות משמעותית על הנשירה. אחת הסיבות לא חייבה תקציבים, השנייה כן אך לא גדולים. התוצאה של המיקוד בשתי הסיבות ולא בכולן התבטא  בתוספת למכללה של 15 מיליון ש"ח ללא פגיעה ברמת ואיכות הלמידה.

הדוגמה השנייה: מה שהציל את סטיב ג'ונס ואפל מפשיטת רגל הוא עבודה לפי עיקרון פארטו. בשנת 1977 הפסידה אפל 1.04 מיליארד דולר. הסיבה לכך הייתה שבאותה העת אפל ייצרה מאות מוצרים. ג'ונס החליט להפחית את כמות המוצרים שאפל מייצרת ב-80%. הוחלט שאפל תייצר ותשווק רק 4 מוצרים בשנה: מחשבים נייחים וניידים לשימוש אישי ולשימוש מקצועי. החלטה זו הביאה לכך שמאז רווחי החברה עלו וכל השאר זה כבר היסטוריה.

ביבליוגרפיה

ריצארד קוק (2004). עקרון 20\80 להתמקד בעיקר ולהגיע לתוצאות. הוצאת אופוס. 

ריצארד קוק (2013). עקרון 20\80 למנהל להתמקד בעיקר ולהגיע לתוצאות. הוצאת אופוס